Guía para la entrega por correo electrónico de las notificaciones del plan

Lo más importante

Esta guía está destinada a los empleadores que deseen utilizar las directrices de puerto seguro del Departamento de Trabajo (DL Reg 2520.104b-31(k)) para el envío por correo electrónico de las notificaciones/declaraciones obligatorias a los participantes del plan. A continuación se presenta una guía paso a paso para establecer y mantener un programa de entrega electrónica.

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    Obtener las direcciones de correo electrónico de los participantes. Los empleadores pueden utilizar una dirección de correo electrónico proporcionada por el empleador o la dirección de correo electrónico personal de los participantes.

    • Se prefiere una dirección de correo electrónico personal. Si utiliza un correo electrónico proporcionado por el empleador, deberá proporcionar al afiliado notificaciones en papel en el momento de su cese. Los correos electrónicos personales evitan este problema.
    • El correo electrónico proporcionado por el empleador no puede ser uno que se proporcione únicamente con el propósito de divulgación electrónica. Debe ser un correo electrónico que el empleado utilice por otros motivos laborales.
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    Establecer el procedimiento de exclusión. La empresa debe establecer el proceso que utilizará el afiliado para solicitar una copia en papel de un documento único o para optar globalmente por la entrega electrónica.

    • El empleador tiene discreción en cuanto al proceso, pero debe ser razonable y comunicarse al participante. No puede contener disposiciones ni administrarse de forma que impida o dificulte al participante optar por no participar o solicitar una copia en papel.
    • Alerus sugiere que el proceso sea sencillo. Si el participante desea excluirse, puede hacerlo poniéndose en contacto con una persona u oficina designada y rellenando un formulario de exclusión.
    • El proceso de exclusión debe describirse en la notificación inicial en papel (paso 3).
    • Además, cada vez que la empresa envíe una notificación por correo electrónico, debe recordar al participante su derecho a solicitar una copia en papel o a excluirse.
    • Plantilla disponible:
      Solicitud de exclusión de papel
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    Proporcionar una notificación inicial en papel. La empresa debe proporcionar al partícipe una notificación inicial en papel en la que se describa el uso de la entrega electrónica y el derecho del partícipe a excluirse. Se trata de una obligación única.

    Puntos importantes

    • La notificación inicial debe ser en papel.
    • Debe entregarse en mano o enviarse por correo a través del servicio postal de Estados Unidos. No se puede entregar electrónicamente al participante.
    • Debe incluir la dirección de correo electrónico exacta del participante que pretende utilizar. No puede declarar genéricamente que utilizará el correo electrónico. La notificación debe incluir la dirección de correo electrónico de la persona que ha capturado en el paso 1.
    • Plantilla disponible:
      Aviso inicial de entrega electrónica
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    Enviar notificaciones por correo electrónico. Una vez que haya proporcionado la notificación inicial en el paso 3, puede entregar las notificaciones del plan por correo electrónico. El aviso puede ser un archivo adjunto o aparecer en el cuerpo del correo electrónico.

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    Enviar notificaciones en papel a determinados participantes. Debe entregar las notificaciones en papel en las siguientes circunstancias:

    • Un participante no ha recibido la notificación inicial.
    • Un participante optó por no recibir la entrega electrónica.
    • El participante tenía un correo electrónico proporcionado por el empleador y fue despedido sin proporcionarle un correo electrónico personal.
    • Has recibido un rebote (aviso de entrega fallida del correo electrónico) y el participante no te ha proporcionado una dirección de correo electrónico actualizada.

    Puede entregar las notificaciones en papel en persona o por correo postal.

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    Normas varias.

    Los documentos y correos electrónicos no deben contener información personal del participante. El correo electrónico no es seguro. No incluya números de la Seguridad Social, saldos del plan u otra información personal identificable cuando utilice la entrega electrónica.

    Debe utilizar documentos electrónicos que puedan leerse, guardarse, imprimirse y buscarse. El formato de archivo pdf suele cumplir estos criterios.