Inscripción abierta de la FSA

Alerus ofrece a los empleadores y a los empleados acceso a un sólido Centro de recursos para revisar información sobre los planes de beneficios y ver videos instructivos y educativos.

Los formularios de inscripción (sólo para uso externo) pueden descargarse de la pestaña Recursos del sitio web del empleador . Si trabaja con un corredor de beneficios, éste puede preparar el material de inscripción para usted. Le recomendamos que se coordine con ellos para asegurarse de que se cubren todas las bases y no se duplican los esfuerzos.

PUNTOS DE ACCIÓN

  1. Distribuir materiales educativos a los empleados que pueden optar a la FSA.
  2. Póngase en contacto con Alerus a través de la pestaña de Solicitudes en el
    sitio web del empleador
     si desea realizar cambios en el diseño de su plan FSA (añadir opciones, cambiar el límite, añadir tarjetas, etc.).
  3. Envíe las fechas de las nóminas del nuevo año del plan a través de la pestaña de Solicitudes a más tardar un mes antes del inicio del nuevo año del plan.
  4. Envíe la plantilla de copago de la tarjeta de débito a través de la pestaña de solicitudes a más tardar un mes antes del inicio del nuevo año del plan.
  5. Envíe sus inscripciones para el nuevo año del plan a más tardar un mes antes del inicio del nuevo año del plan para garantizar que las tarjetas de débito se entreguen antes del inicio del año del plan.

Aspectos a tener en cuenta

  • Fichas demográficas. Alerus puede aceptar archivos demográficos/de inscripción y/o de contribución semanales, eliminando la necesidad de actualizar manualmente la información demográfica/de inscripción/de contribución de los participantes. También podemos aceptar los datos de su proveedor de nóminas (si procede). Para más información, consulte
    Importación de archivos
    .
  • Calendario de reembolso. Alerus ofrece la posibilidad de procesar las reclamaciones diaria o semanalmente y no hay ningún coste para realizar cambios en su programa de reembolso. Póngase en contacto con Alerus a través de la pestaña de solicitudes del
    sitio web del empleador
     para obtener más información.
  • Función de arrastre. Si su plan NO ofrece ya esta función, póngase en contacto con Alerus de inmediato si está interesado en añadirla a su plan. Esta función sólo puede añadirse antes del inicio del nuevo año del plan. Una vez que se ponga en contacto con nosotros, pondremos a su disposición material de comunicación en la pestaña Recursos para que lo comparta con sus empleados en relación con la función de traspaso, actualizaremos nuestro sistema para gestionar el traspaso y actualizaremos su documento del plan. Las actualizaciones de los documentos del plan pueden estar sujetas a tasas.

Material educativo para empleados

Los materiales educativos para los empleados deben estar disponibles para todos los empleados elegibles para la FSA para que puedan tomar decisiones informadas sobre la participación en los beneficios de la FSA en el nuevo año del plan. Todo el material educativo para los empleados se puede encontrar en la sección
Centro de Recursos Sección FSA
.

Límites del plan

Límites anuales de salud y bienestar

Traspaso

  • Si su plan permite actualmente el traspaso de fondos para las prestaciones FSA de Salud, Propósito Limitado, Estacionamiento o Tránsito, estos fondos se traspasarán automáticamente el primer día del nuevo año del plan. Si su plan sólo permite el traspaso de fondos si un partícipe ha hecho una elección para el nuevo año del plan, asegúrese de que estas elecciones se introducen a más tardar 10 días antes de que finalice el año del plan en curso. Póngase en contacto con Alerus para cualquier elección introducida después del primer día del año del plan, ya que los fondos no utilizados del año del plan anterior deberán transferirse manualmente.
  • Si su plan NO ofrece ya esta función, póngase en contacto con Alerus de inmediato si está interesado en añadirla a su plan. Esta función sólo puede añadirse antes del inicio del nuevo año del plan. Una vez que se ponga en contacto con nosotros, pondremos a su disposición material de comunicación en la pestaña Recursos para que lo comparta con sus empleados en relación con la función de traspaso, actualizaremos nuestro sistema para gestionar el traspaso y actualizaremos su documento del plan. Las actualizaciones de los documentos del plan pueden estar sujetas a tasas.

Tarjeta de prestaciones sanitarias Alerus

Plans With Debit Cards

Participants who currently have an Alerus Health Benefits Card will keep the same card for the new plan year. If cards are scheduled to expire, participants will receive new cards in the mail approximately 30-55 days prior to the expiration date.

Employees not interested in using the debit card can contact the Client Service Center to close their card and can then destroy the cards mailed to them.

To ensure new participant debit cards are in hand by the start of your new plan year, enrollments must be completed no later than one month prior to the start of your new plan year.

Debit Card Co-pays

Purchases made with the Alerus Health Benefits Card that are for co-pays can be set up to automatically adjudicate, and participants would not be required to submit documentation for those purchases. Please provide us with your company co-pays for the below expenses to get them set up for 2023 debit card transactions. Use the Debit Card Co-pay Template (also available under the Resources tab of the employer website) and submit the completed template to Alerus through the Requests tab of the employer website.

  • Office Visit Co-pays
  • Pharmacy Co-pays
  • Dental Co-pays
  • Vision Co-pays

Debit Card Insurance Carrier File Feeds

For health FSA and limited purpose combined, if you have 250 or more enrolled participants you can set up an insurance feed that will help eliminate approximately 90% of debit card transactions flagged for adjudications. These file feeds can only be set up before the start of a new plan year. Feeds can be set up for your health insurance, dental, vision, or prescriptions providers (where appliable). Alerus does not charge a fee to set up these feeds (custom file formats may be subject to additional fees), however, your insurance provider may charge a fee to set up the feed. Feed set-up times vary depending on the insurance carrier’s response but generally take 8-12 weeks to complete. If you are interested, please contact Alerus right away to start this process.

Plans Without Debit Cards

Alerus offers the Alerus Health Benefits Card as an optional service with Health FSA/Limited Purpose benefits. The Health Benefits Card allows participants to pay for healthcare expenses directly from their FSA, without having to wait for reimbursement. The card can only be used at merchants that provide healthcare services, such as pharmacies and clinics, and will not work at non-healthcare establishments. In some cases, participants will still be required to submit itemized documentation for their card purchases, however, the wait for reimbursement is eliminated.

Please contact Alerus right away if you are interested in offering the Alerus Health Benefits Card for your new plan year. We can provide you with cost information and explain the steps to be taken in advance of open enrollment.

Fechas de las nóminas

Para garantizar la exactitud de la contabilización de las cotizaciones, envíe las fechas de las nóminas del nuevo año del plan a través de la pestaña Solicitudes a más tardar un mes antes del inicio del nuevo año del plan.

Aparcamiento/tránsito (si su plan ofrece prestaciones de aparcamiento/tránsito)

Revise la lista de comprobación del diseño de su plan en el sitio web para empresas, en Herramientas>Recursos, y devuelva la lista de comprobación cumplimentada y ejecutada a Alerus.

Beneficios de la FSA y la HRA

Si Alerus administra sus beneficios FSA y HRA, por favor envíe cualquier cambio a su nuevo año del plan HRA a Alerus un mes antes del comienzo de su nuevo año del plan. Si no hemos recibido ningún cambio antes de un mes del inicio de su nuevo año del plan, no podemos garantizar que las tarjetas de débito de los nuevos afiliados (cuando corresponda) estén en mano para el inicio de su año del plan.

Actualización de los documentos del plan

Si tiene algún cambio en el diseño de su plan, el documento del plan tendrá que ser actualizado para reflejarlo. Notifique a Alerus cualquier cambio en el diseño del plan lo antes posible. Si Alerus administra el documento de su plan, éste se actualizará para reflejar cualquier cambio en el nuevo año del plan. Pueden aplicarse las tasas correspondientes.

Si Alerus le ha proporcionado el documento del plan de la Sección 125, puede encontrarlo en la pestaña Recursos del sitio web
sitio web del empleador
. Los participantes pueden ver el documento del plan en la pestaña Herramientas y apoyo dentro del sitio del participante.

Algunas cosas a tener en cuenta

  • Para ofrecer una prestación de FSA de salud, debe contar con un plan médico de grupo.
  • Los participantes no pueden tener un beneficio de FSA de salud si ellos o su cónyuge están haciendo o recibiendo contribuciones de cuentas de ahorro de salud (HSA) en el mismo año fiscal.

Presentación de solicitudes de inscripción

CONSEJO: Las futuras inscripciones del NUEVO año del plan no tendrán acceso en línea hasta que haya transcurrido el primer día del año del plan. Por ejemplo, en diciembre está introduciendo una NUEVA inscripción de participante para el año del plan 01.01.24 – 12.31.24. Los participantes no podrán crear su acceso en línea hasta el 01.01.24.

Introducción manual: Tiene la opción de introducir manualmente las nuevas elecciones de FSA de sus empleados en el sitio web para empresas de Alerus. Visite Inscripción manual para obtener instrucciones.

Cargar: Cargue su Plantilla de Inscripción FSA a través del sitio web del empleador. Visite Importar archivos para obtener instrucciones.

Elementos clave que hay que saber

  • Los materiales de inscripción son sólo para los beneficios de la FSA. Para cualquier pregunta sobre la inscripción en la HSA, póngase en contacto con su administrador de la HSA.
  • Los formularios de elección, de reembolso y de cambio de estatus/finalización se encuentran en la pestaña de Recursos del
    sitio web del empleador
    .
  • Si la fecha de reembolso programada cae en un día festivo, se procesará el siguiente día hábil y los reembolsos aparecerán en el siguiente informe de pago programado.
  • Si no va a renovar sus beneficios de FSA con Alerus, por favor infórmenos 2 meses y medio antes de que termine el año del plan, para asegurar que no se vuelvan a emitir tarjetas de débito caducadas.
  • NUEVO en 2022. Al vincular su sitio web de empleador de FSA/HSA con su sitio web de COBRA, puede tener una navegación perfecta entre las dos plataformas. Póngase en contacto con Alerus para saber cómo.
  • Los beneficios de la FSA no se trasladan automáticamente; el participante debe hacer una elección cada año.

Integración de datos

  • No envíe las fechas de finalización de la inscripción a Alerus a partir del final del año del plan para los participantes activos, ya sea a través de su integración de archivos o a través del sitio web del empleador. Si lo hace, tendrá problemas con su programa de prestaciones. Alerus realiza un seguimiento automático del final del año del plan para determinar si se cumplen los requisitos para recibir prestaciones.
  • Si dispone de integración de archivos con Alerus y está enviando un archivo de inscripción abierta, formatee su archivo de inscripción abierta utilizando la siguiente convención de nomenclatura de archivos: «CompanyCode_PT_EN_DATE_OE».

 

Si está interesado en configurar la integración de datos entre su proveedor y Alerus, envíe una solicitud a través del sitio web para empleadores de Alerus.

  1. Conéctese a Employer Access.
  2. Seleccione Solicitudes en el menú de la izquierda y, a continuación, haga clic en Nueva solicitud.
  3. En el menú desplegable, seleccione Otros y haga clic en Siguiente.
  4. Introduzca los datos de la solicitud:
    • Nombre del vendedor
    • Nombre de contacto del vendedor
    • Correo electrónico de contacto del vendedor
    • Tipo de alimentación de ficheros: Demográfico, Inscripción y/o Contribución (Nómina)
  5. Haga clic en Enviar. Recibirá un correo electrónico de confirmación cuando se haya recibido la información.