Inscripción abierta de la HRA

Por favor, revise el formulario de la HRA del nuevo año del plan que se encuentra en las herramientas > Recursos en el sitio web del empleador Alerus. Este formulario también está disponible para los participantes inscritos en el sitio web de los participantes, en la sección Herramientas y apoyo.

Si hay algún cambio en el diseño de su plan HRA, póngase en contacto con Alerus a través de la pestaña de solicitudes en la página web de la empresa. Póngase en contacto con nosotros a más tardar dos meses antes del inicio del nuevo año del plan para comunicarnos cualquier cambio.

Si no hay cambios en el diseño de su plan HRA, firme y envíe a Alerus el formulario HRA New Plan Year que se encuentra en Tools > Resources. Envíe el formulario a Alerus a través de la pestaña de solicitudes del sitio web del empleador. Una vez recibido este formulario, configuraremos su nuevo año del plan y podrá comenzar a cargar las inscripciones de los dependientes.

Los formularios del nuevo año del plan que se reciban después del primer día del nuevo año del plan tendrán un cargo de $500 por cambio de plan a mitad de año.

Si su HRA se acumula con una HSA, hay un importe mínimo de deducible que debe satisfacerse antes de que la HRA pueda empezar a reembolsar los gastos. Esta cantidad es determinada por el IRS sobre una base anual. Para los años del plan que comienzan el 1 de enero de 2023, el requisito mínimo de deducibilidad para los planes compatibles con la HSA es de 1.500 $/soltero y 3.000 $/familia.

Si Alerus administra sus beneficios HRA y FSA, por favor envíe a Alerus a más tardar un mes antes del inicio de su nuevo año del plan, si hay algún cambio en su nuevo año del plan HRA. Si no disponemos de esta información, no podemos garantizar que los nuevos afiliados dispongan de sus tarjetas de débito (en su caso) para el inicio del nuevo año del plan.

Ahora aceptamos la alimentación de archivos de reclamaciones de su compañía de seguros. Los archivos de su compañía de seguros pueden introducirse en nuestro software mensualmente y presentar una reclamación de HRA para su tramitación en nombre del participante. Alerus no cobra una cuota por establecer esto, sin embargo, póngase en contacto con su compañía de seguros/corredor para obtener información sobre sus tarifas. Se aplican tarifas para las solicitudes personalizadas. La alimentación puede establecerse en cualquier momento durante el año del plan. Póngase en contacto con Alerus a través de la pestaña de solicitudes si desea obtener más información.

Si hay algún cambio en el diseño de su plan de HRA (incluidos los requisitos de deducibilidad mínima del IRS), el plan deberá actualizarse en consecuencia. Si Alerus administra el documento de su plan, lo actualizaremos para reflejar cualquier cambio en el nuevo año del plan. Pueden aplicarse las tasas correspondientes. Póngase en contacto con Alerus para obtener más información.

Si Alerus creó el documento de su plan HRA, éste se encuentra en línea para facilitar el acceso. En el sitio web del empleador de Alerus, se encuentra en la pestaña Recursos; en el sitio web del participante, se encuentra en Herramientas y asistencia.

Dado que su HRA se considera un plan de salud de grupo autofinanciado, está obligado a distribuir un SBC a todos los empleados con derecho a ello. Alerus puede crear un SBC para su nueva prestación del año del plan HRA. La tarifa para crear un SBC es de 50 dólares por cada SBC solicitado. Póngase en contacto con Alerus si desea que creemos uno para usted.

Tiene la posibilidad de inscribir a nuevos participantes en nuestro sitio web del portal del empleador. Si desea utilizar esta opción para introducir nuevos participantes en la HRA:

1. Envíe el formulario HRA New Plan Year confirmando su nuevo diseño de plan HRA.
2. Una vez recibido este formulario, Alerus creará su plan y le notificará cuando esté listo.
3. Acceda a Internet para introducir nuevos afiliados y modificar o cancelar la cobertura de los participantes existentes según sea necesario para el nuevo año del plan (las instrucciones para introducir/cambiar participantes en línea se encuentran en la comunicación de cambio de elección del Portal del Empleador, situada en la pestaña Recursos ).

CONSEJO: Puede añadir o cancelar la cobertura de la HRA de los participantes en cualquier momento a lo largo del año del plan en la página web de la empresa. No es necesario rellenar un formulario o enviar un correo electrónico a su gestor de cuenta cuando estos cambios se realizan en línea.

CONSEJO: Si necesita hacer referencia a la inscripción en la HRA del año del plan actual, revise su informe de resumen de cuenta más reciente. Está disponible en la sección de informes del sitio web de la empresa.

En un esfuerzo por garantizar la exactitud de los pagos de las reclamaciones, Alerus exigirá ahora a los patrocinadores del plan que proporcionen los datos del cónyuge cubierto y de los dependientes de todos los participantes en la HRA, de modo que esta información pueda verificarse cuando se justifiquen las reclamaciones. Anteriormente, Alerus se basaba en la verificación por parte del participante de que los gastos reclamados en virtud de la HRA habían sido incurridos por un dependiente cubierto y con derecho a ello.

Aunque los participantes tienen la posibilidad de introducir y actualizar la información de los dependientes en el sitio web, sólo los dependientes enviados por la empresa estarán vinculados a la cobertura de la HRA del participante. De este modo, se garantiza que sólo se reembolsen las reclamaciones de los miembros de la familia que estén cubiertos por el plan médico de grupo de la empresa. Esto también ayudará a garantizar que la cobertura de la HRA se actualice rápidamente para los participantes que cambien de nivel de cobertura a mitad de año.

Rellene la plantilla de inscripción anual de dependientes de la H RA (en Herramientas y luego en Recursos dentro del sitio web del empleador) con la información de los cónyuges y/o dependientes cubiertos por la HRA. Cargue su inscripción anual de dependientes en la HRA a través de la página web de la empresa. Visite Importar archivos para obtener instrucciones.

CONSEJO: Estos datos deben coincidir con los dependientes cubiertos por su plan médico de grupo.

Además de proporcionar los datos actuales de los dependientes cubiertos, también le pedimos que nos notifique cuando los dependientes de un participante cambien. Puede enviar estos cambios a través de la pestaña de solicitudes del sitio web del empleador.

Una vez introducidas todas las inscripciones, deberá ejecutar el informe de verificación de inscripciones. Revise este informe para asegurarse de que todos los afiliados están inscritos en las prestaciones correctas en el nivel de cobertura correcto.

1. Acceda a su cuenta en alerusrb.com.
2. Haga clic en Informes
3. Haga clic en +Nuevo informe (arriba a la izquierda)
4. Haga clic en Inscripción
5. Elija el tipo de archivo que desea para el informe en el menú desplegable
6. La fecha tiene que ser la del primer día del nuevo año del plan o su informe estará en blanco
7. Elija el año del plan para el que desea generar el informe
8. Elija si desea agrupar el informe por divisiones (si esto se aplica a usted)
9. Seleccione Detalle para el Tipo
10. Seleccione «Enviarme un correo electrónico cuando el informe esté disponible». Una vez que reciba este correo electrónico, el informe estará disponible en la pestaña Informes.

Una vez que el informe esté disponible para su revisión, por favor asegúrese de que todos los empleados aplicables están inscritos y cualquier cónyuge/dependientes aplicables del empleado. Asegúrese de que el empleado se encuentra en el tipo de prestación correcto (individual o familiar, etc.). Si es necesario realizar algún ajuste, consulte el segundo punto de los puntos clave que figuran a continuación.

Los participantes que actualmente tienen una tarjeta Alerus Health Benefits mantendrán la misma tarjeta para el nuevo año del plan. Las nuevas tarjetas para las que están programadas para caducar se enviarán por correo aproximadamente 30-60 días antes de la caducidad. Puede encontrar información detallada sobre el uso de la tarjeta de débito en Recursos.

Los empleados que no estén interesados en utilizar la tarjeta de débito pueden destruirla sin activarla.

Para garantizar que las tarjetas de débito de los nuevos afiliados estén disponibles para el inicio del nuevo año del plan, sus inscripciones deben introducirse a más tardar un mes antes del inicio del nuevo año del plan.

Las compras realizadas con la tarjeta Alerus Health Benefits que sean para copagos pueden configurarse para que se adjudiquen automáticamente, y los participantes no tendrían que presentar la documentación de esas compras. Si puede proporcionarnos los copagos de su empresa para los gastos que se indican a continuación, los crearemos para cualquier transacción con tarjeta de débito del nuevo año del plan. Por favor, utilice la plantilla de copago de tarjeta de débito disponible en la pestaña de Recursos y envíenosla a través de la pestaña de Solicitudes dentro de la página web del empleador.

• Copagos de las visitas al consultorio
• Copagos de farmacia
• Copagos dentales
• Copagos de la vista

Todas las HRAs están ahora obligadas a cumplir con los informes del pagador secundario de Medicare (Sección 111). Encontrará más información sobre el informe del pagador secundario de Medicare en el formulario de informe de Medicare de la HRA que se encuentra en la pestaña de recursos de la página web de la empresa. Para que Alerus pueda cumplir con este informe, le rogamos que rellene el formulario HRA Medicare Reporting y lo envíe a través de la pestaña Requests a más tardar un mes antes del inicio del nuevo año del plan.

• Esta comunicación de inscripción es para los beneficios de la HRA. Póngase en contacto con su administrador de HSA para cualquier pregunta sobre la inscripción en la HSA.
• Los formularios de elección, de reembolso y de cambio de estatus/finalización se encuentran en la pestaña Recursos del sitio web de la empresa.
• Si la fecha de reembolso programada cae en un día festivo, se procesará el siguiente día hábil y los reembolsos aparecerán en el siguiente informe de pago programado.
• Si no va a renovar sus beneficios de HRA con Alerus, infórmenos 2 ½ meses antes de que finalice el año del plan para garantizar que no se vuelvan a emitir tarjetas de débito caducadas.
• Las elecciones de la HRA se transfieren de un año a otro, por lo que le rogamos que realice los cambios oportunos en las elecciones para el nuevo año.

• No envíe las fechas de finalización de la inscripción a Alerus a partir del final del año del plan para los participantes activos, ya sea a través de su integración de archivos o a través del sitio web del empleador. Si lo hace, tendrá problemas con su programa de prestaciones. Alerus realiza un seguimiento automático del final del año del plan para determinar si se cumplen los requisitos para recibir prestaciones.
• Si dispone de integración de archivos con Alerus y está enviando un archivo de inscripción abierta, formatee su archivo de inscripción abierta utilizando la siguiente convención de nomenclatura de archivos: «CompanyCode_PT_EN_DATE_OE».

Si está interesado en configurar la integración de datos entre su proveedor y Alerus, envíe una solicitud a través del sitio web para empleadores de Alerus.

1. Conéctese a Employer Access.
2. Seleccione Solicitudes en el menú de la izquierda y, a continuación, haga clic en Nueva solicitud.
3. En el menú desplegable, seleccione Otros y haga clic en Siguiente.
4. Introduzca los datos de la solicitud:
   • Nombre del vendedor
   • Nombre de contacto del vendedor
   • Correo electrónico de contacto del vendedor
   • Tipo de alimentación de ficheros: Demográfico, Inscripción y/o Contribución (Nómina)
5. Haga clic en Enviar. Recibirá un correo electrónico de confirmación cuando se haya recibido la información.