Inscripción abierta a la Cuenta de Gastos Flexible (FSA)

Alerus proporciona a los empleados acceso a recursos educativos y de planes en nuestro Centro de Recursos para Empleados.

Los formularios de inscripción (si son necesarios para uso interno) pueden descargarse del Centro de Recursos para Empresas.

PUNTOS DE ACCIÓN

  • CAMBIOS EN EL DISEÑO DEL PLAN Deben presentarse dos meses antes de que comience el año del plan: Si deseas realizar cambios en el diseño de tu plan (cambiar los plazos de presentación de reclamaciones, cambiar los importes anuales de las prestaciones, añadir tarjetas de débito, etc.), presenta estos cambios a través de la Sitio webpara empresarios – Solicitudes>Nueva solicitud.
  • FECHAS DE PAGO Vence un mes antes de que comience el año del plan: Envía las nuevas fechas de pago a través del Sitio web del empresario – Solicitudes>Nueva solicitud.
  • LISTA DE COMPROBACIÓN DEL DISEÑO DEL PLANDebe presentarse un mes antes de que comience el año del plan: Si tu plan ofrece prestaciones de aparcamiento o de transporte de cercanías, rellena la Lista de comprobación del diseño del plan que encontrarás en el Sitio web del empresario en Herramientas>Recursos y envíala a través del Sitio web del empresario – Solicitudes>Nueva solicitud.
  • COPAGOS CON TARJETA DE DÉBITO Vence un mes antes de que comience el año del plan: Si tu plan está habilitado para tarjeta de débito, rellena la Plantilla de Copago de Tarjeta de Débito que se encuentra en el Sitio web del empresario en Herramientas>Recursos con los copagos de tu plan de salud de grupo y envíalo a través del Sitio Web del Empleador – Solicitudes>Nueva Solicitud.
  • INSCRIPCIÓN DE PARTICIPANTES Vence un mes antes de que comience el año del plan: Presenta la información de inscripción del nuevo participante del año del plan utilizando uno de los métodos de presentación de inscripciones que se indican a continuación.

Presentación de solicitudes de inscripción

La información de inscripción puede enviarse a Alerus:

  • Archivos de inscripción : Si tienes establecido un feed de archivos seguro entre tu sistema HRIS y Alerus, las inscripciones del nuevo año del plan podrás enviarlas a través de este feed de archivos.
    Ponte en contacto con tu equipo de HRIS para coordinar el envío de este archivo de inscripción a Alerus a más tardar un mes antes de que comience tu año del plan.
    Da formato a tu archivo de inscripción abierta utilizando la siguiente convención de nomenclatura de archivos: «CompanyCode_PT_EN_DATE_OE». Fichero del empresario : Puedes cargar un fichero demográfico/de inscripción del empresario a través del sitio Web del empresario. Visita Importar ficheros para obtener instrucciones sobre este proceso.
  • INSCRIPCIÓN DIRECTA Puedes introducir tus inscripciones de una en una directamente a través de la sección «Empleados» de la Página web del empresario.
    Visita Inscripción manual para obtener instrucciones sobre este proceso.

No envíes a Alerus las fechas de finalización de la inscripción de los participantes activos a partir del final del año del plan, ni a través de la integración de archivos ni del sitio web de la empresa.
Si lo haces, tendrás problemas con tus programas de prestaciones. Alerus realiza un seguimiento automático del final del año del plan para determinar si se cumplen los requisitos para recibir prestaciones. Los nuevos participantes del año del plan que no hayan tenido acceso a Alerus anteriormente no tendrán acceso online hasta el primer día del año del plan.
Por ejemplo, si introduces la inscripción de un nuevo participante para el 1 de enero en diciembre, ese participante no podrá acceder a su cuenta hasta el 1 de enero.
Los participantes deben hacer las elecciones de la FSA para el nuevo año del plan.

Material educativo para empleados

Todos los materiales educativos para empleados pueden encontrarse en el Centro de Recursos de la FSA.

Límites del plan

Límites anuales de salud y bienestar

Traspaso

Si tus planes FSA Salud, FSA Propósito Limitado o Aparcamiento/Tránsito permiten el traspaso, los fondos restantes, hasta el importe de traspaso aplicable para ese plan, se traspasarán el primer día del nuevo año del plan.
Si tu disposición de traspaso depende de que el participante haga una nueva elección en el nuevo año del plan, asegúrate de que esas nuevas elecciones del año del plan se envíen a Alerus antes de la fecha límite de presentación de inscripciones.

Tarjeta de prestaciones sanitarias Alerus

Plans With Debit Cards

Participants with a current Alerus Health Benefits Card will keep the same card for the new plan year. If cards are scheduled to expire, participants will receive new cards in the mail approximately 30-55 days before the expiration date.

Employees not interested in using the debit card can contact the Client Service Center to close their card and destroy the cards mailed to them.

To ensure new participant debit cards are in hand by the start of your new plan year, enrollments must be completed no later than one month before the start of your new plan year.

Debit Card Copays

Copay transactions made with the Alerus Health Benefits Card can be set up to automatically adjudicate and participants would not be required to submit documentation for those purchases. Please provide us with your company copays for the below expenses to have them set up for the next plan year’s debit card transactions. Use the Debit Card Copay Template (also available under the Resources tab of the Employer Website) and submit the completed template to Alerus through the Requests tab of the Employer Website.

  • Office Visit Copays
  • Pharmacy Copays
  • Dental Copays
  • Vision Copays

Debit Card Insurance Carrier File Feeds

For health FSA and limited purpose combined, if you have 250 or more enrolled participants you can set up an insurance feed that will help eliminate approximately 90% of debit card transactions flagged for adjudications. These file feeds can only be set up before the start of a new plan year. Feeds can be set up for your health insurance, dental, vision, or prescription providers (where applicable). Alerus does not charge a fee to set up these feeds (custom file formats may be subject to additional fees), however, your insurance provider may charge a fee to set up the feed. Feed set-up times vary depending on the insurance carrier’s response but generally take 8-12 weeks to complete. If you are interested, please contact Alerus right away to start this process.

Plans Without Debit Cards

Alerus offers the Alerus Health Benefits Card as an optional service with Health FSA/Limited Purpose benefits. The Health Benefits Card allows participants to pay for healthcare expenses directly from their FSA, without having to wait for reimbursement. The card can only be used at merchants that provide healthcare services, such as pharmacies and clinics, and will not work at non-healthcare establishments. In some cases, participants will still be required to submit itemized documentation for their card purchases, however, the wait for reimbursement is eliminated.

Please contact Alerus right away if you are interested in offering the Alerus Health Benefits Card for your new plan year. We can provide you with cost information and explain the steps to be taken in advance of open enrollment.

Fechas de las nóminas

Para garantizar la exactitud de la contabilización de las cotizaciones, envía las fechas de tus nóminas del nuevo año del plan a través del Sitio web del empresario – Solicita>Nueva solicitud a más tardar un mes antes del inicio de tu nuevo año del plan.

Aparcamiento/tránsito (si su plan ofrece prestaciones de aparcamiento/tránsito)

Completa la Lista de comprobación del diseño del plan que se encuentra en Sitio web del empresario en Herramientas>Recursos y envíala a través del Sitio web del empresario – Solicitudes>Nueva solicitud a más tardar un mes antes de que comience tu nuevo año del plan.

Actualización de los documentos del plan

Si se produce algún cambio en el diseño del plan, habrá que modificar los documentos del mismo. Notifica a Alerus cualquier cambio en el diseño del plan lo antes posible.

  • Si Alerus redacta los documentos de tu plan, haremos estas modificaciones por ti.
    Pueden aplicarse las tarifas correspondientes a los documentos.
    Como referencia, puedes encontrar los documentos del plan de Alerus en la sección Recursos del Sitio web del empresario.
  • Si Alerus no redacta el documento de tu plan, tendrás que ponerte en contacto con el proveedor del documento de tu plan para asegurarte de que se completan las modificaciones aplicables del documento del plan (si es necesario).

Verificación de la inscripción

La verificación de las inscripciones es necesaria para garantizar la exactitud de las inscripciones a las prestaciones.
Una vez procesadas las inscripciones del año del plan, debes verificar las inscripciones del año del plan descargando un informe a través de tu Página web de la empresa – Informes>Nuevo informe>Afiliación.
Los parámetros del informe para esta revisión son:

  • Tipo de archivo: PDF o Excel
  • A partir de Fecha actual
  • Año del Plan: AAAA
  • Agrupar por: Divisiones
  • Incluir detalle
  • Marca la casilla: «Incluir información adicional»
  • Comprueba: «Incluir nivel de cobertura»

Mejoras del plan a tener en cuenta

  • Alimentación de archivos de participantes/dependientes: Alerus puede aceptar un archivo de tu sistema de gestión de recursos humanos o de tu sistema de nóminas para enviar automáticamente información demográfica, de afiliación, de dependientes o de beneficios de cotización a Alerus, eliminando la necesidad de actualizar manualmente la información de los participantes en nuestros sistemas.
    Ponte en contacto con nuestro equipo en health_benefits_client_support@alerus.com si estás interesado en integrar un archivo.
  • Calendario de reembolso de solicitudes: Alerus ofrece la posibilidad de tramitar las solicitudes de reembolso diaria o semanalmente.
    Si deseas cambiar tu programa de reembolso de siniestros, ponte en contacto con Alerus en health_benefits_client_support@alerus.com.
  • Disposición de traspaso: Los planes FSA Salud, FSA Propósito Limitado y Aparcamiento/Tránsito pueden ofrecer disposiciones de traspaso que permitan a los participantes traspasar automáticamente al siguiente año del plan una determinada cantidad de fondos no utilizados.
    Si te interesa añadir una cláusula de traspaso o ajustar las cláusulas de traspaso de tu plan, ponte en contacto con Alerus en health_benefits_client_support@alerus.com.
    Pueden aplicarse las tarifas correspondientes a las modificaciones del documento del plan.
  • Alimentación de archivos de reclamaciones: Alerus acepta un archivo de reclamaciones de tus compañías de seguros que enviará información sobre reclamaciones de tu plan de salud a Alerus para que se archiven automáticamente en la cuenta del participante o para justificar automáticamente las transacciones con tarjeta de débito.
    Es posible que tu compañía de seguros te cobre una comisión por configurar esta transmisión de archivos.
    Si estás interesado en configurar este archivo de reclamaciones, ponte en contacto con Alerus en health_benefits_client_support@alerus.com.