Mejores prácticas fiduciarias

Muchas de las acciones relacionadas con el funcionamiento de un plan convierten a la persona o entidad que las realiza en fiduciaria. Tener discreción sobre los activos del plan o su administración puede convertirle en fiduciario en la medida de esa discreción, por lo que la condición de fiduciario se basa en las funciones realizadas para un plan, no sólo en un título.

Es importante entender quién es y quién no es un fiduciario de su plan. La clave para determinar si un individuo o una entidad es un fiduciario es si está ejerciendo discreción o control sobre un plan. Recuerde que puede compartir su responsabilidad fiduciaria con los proveedores de servicios y los empleados, pero no puede eliminarla por completo.

Un plan debe tener al menos un fiduciario (persona o entidad) nombrado en los documentos del plan, o a través de un proceso descrito en el plan, que tenga el control del funcionamiento del plan. El fiduciario puede ser nombrado por su cargo o por su nombre. En general, el fideicomisario y el administrador del plan son fiduciarios, mientras que los abogados, los contables y los actuarios no son fiduciarios cuando actúan únicamente en su capacidad profesional. Dependiendo de la relación entre el plan y un proveedor, un proveedor de servicios como un asesor de inversiones también puede ser un fiduciario.

Los fiduciarios actúan en nombre de los partícipes de un plan de jubilación y, en consecuencia, están sujetos a elevadas normas de conducta. Los fiduciarios deben:

• Actuar únicamente en interés de los afiliados y sus beneficiarios y con la finalidad exclusiva de proporcionar prestaciones;
• Desempeñar sus funciones con prudencia;
• Siga los documentos del plan;
• Diversificar las inversiones del plan; y
• Pagar sólo los gastos razonables del plan.

El paso más importante es identificar las necesidades fiduciarias de su plan y asignar o delegar cada responsabilidad. También debe determinar las funciones y responsabilidades fiduciarias de:

• Fideicomisario
• Administrador del plan
• Asesor de inversiones

Consulte el documento del plan o las políticas escritas para aclarar las áreas de responsabilidad y supervisión. Revise estos materiales y asegúrese de que opera de acuerdo con ellos. Debería tener varias pólizas, como la de inversiones, la de préstamos, la de QDRO, etc. Asegúrate de que conoces y entiendes lo que se espera de ti y cumple con tus obligaciones. La creación de comités políticos que se encarguen de los diferentes aspectos de sus responsabilidades puede ser de gran ayuda.

Consejos del Comité de Política

• Reunirse regularmente (al menos una vez al año)
• Cumplir con los reglamentos sobre el nombramiento y la aceptación de los comités
• Documentar la experiencia de los miembros
• Proporcionar educación y formación
• Traer a profesionales externos cuando sea necesario

Contratar a expertos para que desempeñen funciones fiduciarias es admisible, pero no es una solución sencilla. Aun así, debe revisar y seleccionar bien a sus expertos, asegurarse de que sólo reciben una remuneración razonable y supervisar su rendimiento. No se trata de un caso de «ponlo y olvídalo».

Reuniones del Comité Político

Tome y conserve las notas de las reuniones, aunque no se produzcan cambios. Haz un registro de:

• Asistentes
• Temas tratados
• Otras consideraciones
• Decisiones tomadas

Revisar la cobertura de responsabilidad fiduciaria

• Asegúrese de que está incluido en su paquete comercial
• Determine si se trata de una póliza «siniestrada».
  • Debe notificar el siniestro mientras la póliza esté en vigor
• Determinar si la cobertura es suficiente a la luz de:
  • Activos del plan
  • Recuento de participantes
  • Tipo de activos mantenidos

Los fiduciarios del plan deben asegurarse de revisar el diseño y la administración del plan al menos una vez al año. Hable con su representante de Alerus para asegurar el mejor diseño para su situación. En general, evite cambiar el diseño para complacer a un pequeño porcentaje de participantes y diseños que no pueda soportar operativamente.

Además, asegúrese de revisar sus informes y avisos anuales, incluidos el formulario 5500, la auditoría del plan y el informe anual resumido. Usted es responsable de informar a las agencias gubernamentales y a los participantes, y debe asegurarse de que representan con exactitud su plan y de que entiende lo que se está informando o divulgando.

Los distintos tipos de planes funcionan de manera diferente. Además, algunos planes o patrocinadores de planes no están sujetos a ERISA y, como tales, pueden operar bajo un conjunto diferente de normas. Si usted es una entidad gubernamental o exenta de impuestos, póngase en contacto con su asesor comercial en materia de jubilación/especialista en jubilaciones para asegurarse de que su plan funciona conforme a la normativa correcta. Algunas cuestiones adicionales a tener en cuenta:

Aplazamientos de los empleados/depósitos de préstamos

• Revisar los acuerdos de depósito con el administrador de nóminas y del plan
• Confirmar la puntualidad de los depósitos
• Confirmar las normas de rendimiento para la inversión de los depósitos

Pruebas de conformidad

• Confirmar que el administrador del plan ha completado las pruebas
• Revisar y comprender los resultados de las pruebas

Comprobar el bono de fidelidad

• Por lo general, es al menos el 10% de los activos del plan, sin exceder los 500.000 dólares
• Confirmar con una compañía que se trata de una fianza, no sólo de un seguro de responsabilidad civil

Confirmar la presentación a tiempo

• Formulario 5500
• 1099-Rs

Documentos legales

• Confirmar que el documento del plan se ha actualizado para cualquier actualización requerida y las modificaciones provisionales
• Confirmar que el DOCUP está actualizado (incluidas las MDS)
  • Revisar el procedimiento de entrega para garantizar que los participantes reciban

Revisión con el administrador del plan

• Definición de elegibilidad
• Empleados excluidos
• Criterios de asignación
• Definición de la compensación
  • Confirme que el departamento de nóminas o el proveedor también lo entienden
• Proceso de préstamo frente a la política de préstamos

Confirmar la entrega oportuna de las notificaciones requeridas

• SPD/SMM
• SAR
• Declaraciones de los participantes
• Divulgación de comisiones e inversiones (404a-5)
• En su caso:
  • Aviso de QDIA
  • Aviso sobre la cartografía
  • Aviso de apagón
  • Aviso de auto-matriculación
  • Aviso de aceleración automática
  • Aviso de puerto seguro
  • Aviso de diversificación ESOP

Como fiduciario, también debe velar por la educación de los afiliados. Alerus ofrece una variedad de oportunidades educativas y su representante de Alerus puede ayudarle a establecer un plan de educación que mejore el conocimiento y la participación de sus participantes.

Temas de educación general

• Participación en el plan
• Ahorro para la jubilación
• Diversificación/Asignación de activos
• Promedio de costes en dólares
• Ventajas fiscales
• Conceptos de riesgo/rendimiento
• Inflación
• Compuesto
• Comportamientos del mercado (recesión, etc.)

También es una buena idea exigir que las comunicaciones de RRHH y la educación de los participantes se revisen antes de la entrega:

• Determinar la parte apropiada para llevar a cabo una revisión
• Conservar muestras de todos los artículos proporcionados a los empleados

A continuación se exponen algunas áreas que un fiduciario del plan debe abordar con respecto a las inversiones del plan. Asegúrese de que entiende lo que implica cada asunto, junto con sus propias responsabilidades.

• Creación y mantenimiento de la declaración de política de inversión
• Revisión de las opciones de inversión utilizando normas objetivas
• Uso de acciones de la empresa o inversiones «alternativas»
• Uso de un QDIA (alternativa de inversión cualificada por defecto)

Acciones de la empresa o inversiones «alternativas»

• Confirmar la valoración adecuada
• Revisar la información disponible para los participantes
• Considerar las limitaciones porcentuales del importe de la cuenta que puede invertirse en inversiones alternativas

QDIA

• Confirmar que la inversión cumple los criterios de la QDIA
  • Fondos de destino (adecuados a la edad; revisión/comprensión de la trayectoria de deslizamiento)
  • Fondos equilibrados (adecuados a la demografía)
• Confirmar que los participantes reciben la notificación inicial y anual de la QDIA

Las inversiones de los planes son una fuente de considerable consternación, estrés y responsabilidad fiduciaria. Puede reducir su exposición siguiendo las mejores prácticas y asociándose con un asesor de inversiones cualificado, como Alerus.

Como fiduciario, tiene la responsabilidad de garantizar que todas las comisiones cargadas al plan o pagadas por la empresa sean razonables. Las responsabilidades fiduciarias también incluyen garantizar que las comisiones pagadas con el plan cumplan los requisitos adecuados. Aunque muchas comisiones pueden pagarse con cargo al plan, además de asegurarse de que se cumplen los requisitos para ello, el proveedor de servicios debe informar a los partícipes y al administrador del plan.

Alerus proporciona una divulgación del proveedor de servicios que cumple con los requisitos de lo que nosotros, como proveedor de servicios, debemos divulgarle a usted como administrador del plan. Alerus también proporciona un aviso de divulgación de las comisiones de los participantes para distribuirlo anualmente. Esta información cumple con los requisitos de lo que un administrador del plan debe revelar a los participantes para las comisiones cubiertas en la relación con Alerus. ¿Hacen lo mismo sus otros proveedores de servicios? Por ejemplo, si los honorarios legales o contables se pagan con cargo al plan, ¿se informa de ello a los partícipes?

Consejos para revisar la estructura de tarifas

• Examine tanto las tasas directas como las indirectas
• Comprender el coste total frente a los servicios prestados
• Determinar si existen conflictos inherentes que afecten a la objetividad del proveedor de servicios

Revisión de la información sobre las comisiones de los participantes (404a-5)

• Asegúrese de que cubre todos los proveedores y las tasas
• Confirmar los acuerdos de entrega