Procesar las contribuciones a la nómina (entrada manual)

Lo más importante

Instrucciones fáciles de usar para empresarios con menos de 50 participantes.

Para iniciar la sesión necesitará su ID de usuario y su contraseña temporal. Su contraseña llegará varios días después de recibir su ID de usuario. Si no tiene su ID de usuario y/o contraseña temporal, póngase en contacto con el administrador de su cuenta.

Envío de contribuciones

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    Conectarse
    Empresario

    Acceda a
    y, a continuación, haga clic en Acceso al plan y seleccione su ID de plan.

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    En Gestionar mis contribuciones, seleccione Envío de contribuciones.

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    Haga clic en Añadir nueva contribución, seleccione la frecuencia de nómina apropiada, luego fije la fecha de la nómina y haga clic en Crear.

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    Seleccione Entrada para introducir datos en tiempo real (sin necesidad de archivo).

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    Seleccione Contribuciones, Préstamos (si procede) o Ambos y haga clic en Siguiente.

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    Seleccionar participantes. Los participantes pueden ordenarse por número de la Seguridad Social, apellidos o nombre y filtrarse por estado o división. Marque la casilla junto a cada participante que reciba una contribución y, a continuación, haga clic en Siguiente.

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    Introduzca el total de la contribución de cada fuente que presente. Haga clic en Guardar junto a cada total que introduzca. Los cuadros de origen se pueden mover o reordenar en cualquier orden mediante arrastrar y soltar. Haga clic en Siguiente.

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    Para cada participante, introduzca el importe de la cotización por fuente. Las columnas sumarán, por fuente, en la parte inferior de la página. Haga clic en Siguiente cuando los totales de origen y los importes introducidos coincidan. Si no puede hacer clic en Siguiente, revise los totales. Siguiente sólo está disponible cuando los totales coinciden.

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    Seleccione el método de financiación: ACH (si está configurado), cheque o transferencia/crédito ACH. Introduzca el importe y haga clic en Siguiente. Si desea crear una cuenta ACH para facilitar la tramitación más eficaz de las cotizaciones, póngase en contacto con su administrador de cuentas.

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    La página de verificación le permite realizar una última comprobación antes de enviar su expediente. Incluye un desglose de fuentes y una revisión de los detalles de los participantes. Compruebe que todos los datos son correctos y haga clic en Enviar. La contribución no se recibe en Alerus hasta que se ha pulsado el botón Enviar.

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    La página de confirmación es la última pantalla e incluye los datos verificados en la pantalla anterior. Seleccione Imprimir para obtener una confirmación en PDF. En Envío de contribuciones, verá tanto el archivo enviado como la confirmación en PDF.

Preguntas frecuentes

¿Con quién debo ponerme en contacto si tengo preguntas sobre cómo enviar los datos de la nómina a Alerus?

Póngase en contacto con Alerus en el 800.433.1685 y un representante le ayudará con sus preguntas sobre la presentación de nóminas.

¿Es segura la transferencia de información mediante el sitio web de Alerus para el envío de contribuciones?

Alerus aplica diferentes medidas para proteger la seguridad y la confidencialidad de la información de los empleados. Entre ellas se encuentran:

  • Los archivos electrónicos deben transmitirse utilizando navegadores de Internet que tengan un estándar de alta seguridad de encriptación de 128 bits.
  • Para acceder al sitio web de contribuciones se requiere un nombre de usuario y una contraseña válidos.

¿Cuál es la hora límite de la ACH?

Si el expediente de contribución se recibe antes de las 13.00 horas Hora central de un día laborable, la ACH suele iniciarse ese mismo día. Si el archivo tiene fecha futura, la ACH se iniciará el día hábil que coincida con la fecha de pago o la siguiente.

¿Cómo define Alerus un «día no laborable»?

Los días no laborables son los días festivos de la Reserva Federal, los días de mercado cerrado y los fines de semana. No podemos procesar las transacciones en esas fechas. Para encontrar los días festivos de la Reserva Federal, consulte las herramientas de nómina en payroll.com. Para encontrar los días de mercado cerrados, consulte el calendario de vacaciones en nyse.com.

¿Cuál es el requisito del Departamento de Trabajo (DOL) respecto al momento de depositar las contribuciones del plan de jubilación en el fideicomiso?

El DOL afirma que «las aportaciones al plan deben convertirse en activos del plan en la fecha más temprana en que puedan separarse razonablemente de los activos generales del empleador». Por ejemplo, si un empleador puede separar razonablemente las contribuciones del plan de sus activos generales en tres días hábiles, el DOL exige que remita las contribuciones dentro de ese plazo y no retrase el envío más allá de ese tiempo.

¿Qué es lo que provoca un retraso en el depósito de las contribuciones en el fideicomiso?

Los motivos más comunes de retraso en el ingreso de las cotizaciones son:

  • El importe del depósito no coincide con el detalle de la contribución.
  • Alerus no dispone de información sobre la inscripción de todos los participantes que han hecho una contribución.

¿Qué pasa si no estoy seguro de qué fuente (aplazamiento del empleado, aportación de fondos, aportación de fondos de seguridad, etc.) debo utilizar para presentar la contribución?

Póngase en contacto con el administrador de su cuenta llamando al 800.433.1685.

¿Cómo envío la información a Alerus si utilizo un proveedor de nóminas?

Póngase en contacto con su proveedor de nóminas para solicitar el establecimiento de un archivo descargable utilizando el formato estándar de nóminas de Alerus.