Guía del usuario del sitio web de COBRA Broker
Lo más importante
Instrucciones para añadir nuevos miembros del plan/nuevas contrataciones y/o beneficiarios cualificados utilizando los «asistentes» del sitio web del agente de COBRA.
Descargo de responsabilidad: Si hay un grupo que ya no está contratado con su agencia, comuníquelo a Alerus INMEDIATAMENTE para que podamos eliminarlo de su acceso. Es responsabilidad del corredor/agente informar a Alerus cuando se produzcan estos cambios. El acceso del corredor puede ser revocado si no se sigue este proceso.
Tenga en cuenta que nuestro sistema es un sistema vivo. Si comienza a introducir datos y se da cuenta de que no tiene suficientes para completar el registro, debe anularlo completamente, de lo contrario el sistema generará una notificación basada en lo que se ha introducido hasta el momento.
Introducir un nuevo miembro del plan/nueva contratación (NPM)
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En la pestaña del asistente, elija el asistente NPM y elija el nombre del cliente y el nombre de la división según sea necesario.
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Introduzca el nombre, los apellidos y el número de seguro social del afiliado.
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Si este afiliado está inscribiendo a su cónyuge en algún plan elegible para COBRA, introduzca el nombre del cónyuge en el campo Dirección , e introduzca la dirección física/correo en la Dirección2
- Si no hay cónyuge, o el cónyuge no se inscribe en las prestaciones, la dirección física/correspondiente irá en el campo Dirección . Si el afiliado añade a su cobertura a su cónyuge más tarde, éste debe recibir su propia notificación por separado cuando esté cubierto por primera vez.
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Introduzca la ciudad, el estado (abreviatura) y el código postal.
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Si hay hijos u otras personas a cargo inscritas, seleccione la casilla para utilizar la dirección «y familia» para los envíos. Si no hay otros dependientes inscritos, deje la casilla sin marcar.
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La casilla Enviar carta de derechos generales al finalizar estará marcada por defecto; déjela como está.
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Marque la casilla Ha renunciado a toda la cobertura si lo ha hecho para que reciba su carta de renuncia.
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No marque la casilla ¿Desea introducir la información de la Certificación HIPAA?
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Haga clic en Finalizar cuando haya completado el registro.
Introducir un beneficiario cualificado (QB)
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En la pestaña del asistente, elija el asistente QB, y elija el nombre del cliente y el nombre de la división según sea necesario.
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Siga las indicaciones necesarias a través de las pestañas del asistente de QB.
- Los elementos marcados en rojo son obligatorios.
- NOTA: El cuadro de información del empleado y el cuadro de configuración de QB pueden dejarse por defecto como están.
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Haga clic en Siguiente para navegar por las pestañas.
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En la pestaña de información sobre el evento calificado , el sistema se pondrá por defecto en «Empleado».
- Si está informando de un evento de calificación de dependiente (por ejemplo, dependiente no elegible, divorcio, muerte) seleccione el botón «Dependiente».
- NOTA: En esta situación, el QB sería el «Dependiente no elegible», el «Cónyuge divorciado del empleado» o la «Viuda/hijo sobreviviente del empleado».
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En la pestaña Planes , haga clic en el signo verde de más para añadir todos los planes a los que el QB tenía derecho en el momento de su evento. También tendrá que seleccionar el nivel de cobertura adecuado.
- NOTA: Para los grupos que están sujetos a la Continuación de Vida de MN, tendrá que añadir los planes de vida que sean necesarios. La mayoría de los planes de vida se construyen en base a unidades, lo que significa que tendrá que introducir manualmente el valor de la póliza. El sistema se construye por unidades de 1.000 dólares, por lo que una póliza de vida voluntaria para empleados de 50.000 dólares tendría 50 unidades de cobertura.
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Haga clic en Siguiente cuando todos los planes y niveles de cobertura hayan sido seleccionados/introducidos según sea necesario.
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Si el QB tenía personas a su cargo en el momento del suceso, deberá añadirlas a la pestaña de personas a cargo .
- IMPORTANTE: Aunque no todos los campos están resaltados en rojo en esta sección, la información dependiente es EXTREMADAMENTE importante. Alerus necesitará el nombre, el sexo, la fecha de nacimiento y el número de seguro social de cada persona dependiente. La falta de información puede dar lugar a una tarifa o notificación incorrecta de la que Alerus no es responsable.
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Una vez que haya introducido la información demográfica del dependiente, asegúrese de añadir los planes que están disponibles para el registro del dependiente y haga clic en Guardar.
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Se le pedirá que haga clic de nuevo en Guardar para confirmar que se han añadido todos los planes.
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Si el cliente está subvencionando la prima mensual de COBRA, deberá introducir esa información en la siguiente pantalla.
- El subsidio se refiere a la cantidad que EL EMPLEADOR va a pagar en nombre del afiliado.
- Haga clic en Añadir programa de subvenciones. La fecha será por defecto la de hoy – asegúrese de ajustar tanto la fecha de inicio como la de finalización según el acuerdo de subvención/permanencia.
- El tipo de programa de subvención será siempre «subvención del empleador».
- Las subvenciones pueden añadirse como una cantidad fija en dólares o como un porcentaje de la prima completa de COBRA.
- Asegúrese de que el tipo de seguro en esta pantalla coincida con la forma en que se llama el tipo de seguro en la configuración del plan. Si no está seguro del tipo de seguro de un plan, puede pulsar el botón Anterior para volver a la pantalla de Añadir Plan .
- Una vez que todo parezca correcto, haga clic en Añadir para finalizar el subsidio de esta prestación. Repita la operación para cada prestación que vaya a tener una subvención. Una vez añadidas todas las subvenciones, haga clic en » Guardar y continuar » para pasar a las inserciones de cartas.
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Inserciones de cartas
- Todo el lenguaje federal requerido por COBRA ya se incluye automáticamente en todos los avisos de COBRA. El lenguaje requerido para Minnesota también se incluye automáticamente para todos los empleadores de Minnesota. NO AÑADA NINGUNA CARTA DE INSERCIÓN PARA MINNESOTA.
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Haga clic en el botón Finalizar cuando la información esté completa.
Información importante sobre las responsabilidades del empresario
- ES RESPONSABILIDAD DEL EMPRESARIO NOTIFICAR A TODOS LOS TRANSPORTISTAS EL CESE INICIAL
- Todos los sucesos que cumplan los requisitos deben notificarse a
Alerus a través de la web
enviando el formulario de notificación de eventos por correo electrónico a cobra@alerus.com, o por fax al 866.808.7821 dentro de los 14 días siguientes al evento calificado específico o después de la pérdida de cobertura. - Revise la facturación de primas de su aseguradora cada mes para asegurarse de que todos los miembros se han añadido, cambiado o eliminado de la facturación de primas de su aseguradora en un plazo de 60 días. Alerus no es responsable de las discrepancias en la facturación de primas más allá de los 60 días para los ajustes.
- Confirme si la compañía actual (o una nueva compañía, si ha cambiado de compañía durante la renovación) le exige que rellene documentación adicional relativa a la continuación de COBRA/MN Life.
- Las nuevas tarifas deben recibirse en nuestra oficina al menos 30 días antes de la fecha de renovación para garantizar su aplicación oportuna. Alerus no facturará a los beneficiarios cualificados los aumentos de las tarifas de las primas cuando éstas se reciban en nuestra oficina después de la fecha de renovación. Las deficiencias en las primas debidas a los avisos tardíos de las tarifas son responsabilidad del empleador.
- Alerus restablecerá la cobertura de los beneficiarios de COBRA cuando se hayan recibido todos los formularios y pagos. El envío a los empresarios de las primas cobradas se realizará en los 10 días hábiles siguientes al cierre del mes anterior.