Transacciones no justificadas con tarjeta de débito sanitaria
Las normas de Hacienda exigen que todas las transacciones con tarjetas de débito sanitarias estén justificadas. En algunos casos, se pedirá a los participantes que envíen la documentación de una operación con tarjeta de débito después de que se produzca.
Transacciones pendientes
Las solicitudes de documentación se envían a los participantes por correo electrónico (si tenemos registrada una dirección de correo electrónico) o por correo postal. Se solicita documentación al participante o participantes:
- Cuando se produce la transacción de débito.
- 30 días tras la solicitud inicial sin respuesta.
- 60 días tras la solicitud inicial sin respuesta.
- 90 días tras la solicitud inicial sin respuesta. En este momento la tarjeta de débito está suspendida.
En este punto, los empleados deben enviar los recibos para verificar la elegibilidad de la transacción o reembolsar el importe de la misma. Si optan por el reembolso y el año del plan no ha finalizado, estos fondos se añadirán a su saldo disponible. Si el año del plan ha finalizado, perderán el importe reembolsado a menos que el diseño de su plan incluya una función de prórroga.
Para ver un modelo de comunicación para enviar a los empleados con transacciones no justificadas, haga clic aquí.
Dirección del IRS
El IRS tiene ciertos procedimientos de corrección para las transacciones con tarjeta de débito que no están debidamente justificadas:
- Notifique al participante que debe justificar el paso de la tarjeta de débito (Alerus lo hace).
- Inhabilitar el uso de la tarjeta de débito si no se presenta la documentación adecuada en el plazo establecido (Alerus lo hace).
- Compensar el importe de la tarjeta de débito con futuras reclamaciones (Alerus lo hace).
- Solicitar la devolución del importe de la tarjeta de débito sin justificar (lo hace Alerus).
- Retener el importe de la tarjeta de débito del salario (empresario). Consulte la legislación de su estado para conocer los requisitos. El estado de MN requiere que un empleado autorice por escrito que está bien retener de los salarios.
- Si ninguno de los pasos anteriores da como resultado la justificación o el reembolso, considere el importe de la transferencia de la tarjeta de débito como deuda comercial ordinaria y adopte medidas coherentes con dicha designación (Empresario).
- Si la deuda de la empresa no se recupera, condone la deuda y compútela como salario en el formulario W-2 en el año en el que se condona la deuda, independientemente de si el empleado es actual o antiguo (Empresario).
- Retener impuestos sobre la renta y el empleo con respecto a la deuda condonada (Empleador). Si el gasto se declara como salario en el formulario W-2, informe a Alerus para que podamos tomar las medidas necesarias para actualizar la(s) transferencia(s) de modo que refleje(n) la declaración del formulario W-2.
Transacciones de antiguos empleados
Si el participante ya no forma parte de su empresa, puede realizar la corrección necesaria en el formulario W-2 del empleado independientemente de cuándo se produjo físicamente la transacción con la tarjeta de débito. Cuando usted, el empresario, decide condonar o renunciar al cobro de la deuda, es cuando debe hacer la corrección en el formulario W-2 del trabajador.